このページは主催者としての記録を日本語で残したものです。今後の研究会開催のヒントとなれば幸いです。内容についての問い合わせは辰馬までお願いします。
研究会開催までのタイムライン
- 企画と世話人集め（9月）
小規模でfocusedな研究会にしたいのと、開催までの時間がタイトだったため、日本人のみの知り合いベースで世話人を構成した。分野はなるべくカバーできるように声をかけ、女性比率も意識した（これはCode of Conductの連絡先という観点からも男女両方いる必要がある）。理研のみだとビザ関連が少し大変そうだったので国立天文台との共催にした。 - Keynote speakersの選定と研究会日程決定（9月末〜10月頭）
世話人会議で決めたSpeakersに都合を聞きつつ、研究会の候補日はかなり限られていたので会場をあらかじめおさえておいた。大セミナー室を取るときは、荷物置き場のために院生セミナー室も取ると良い。 - 各種メーリングリストでの日程告知とウェブサイトなどの整備（9月末〜10月）
2と並行してウェブサイトをindicoで整備。世話人には皆編集ができる権限を与えた。理研のメーリングリストをうまく設定して問い合わせ用のメールアドレスにした。メーリングリストのアナウンス文面を作成し、ウェブ公開前に各種メーリングリストにて日程とKeynote speakersの告知を行った。 - ウェブ公開とレジスト開始（10月末）
ウェブサイトの整備ができ次第公開し、各種メーリングリストにて宣伝を行った。
https://www.cadc-ccda.hia-iha.nrc-cnrc.gc.ca/en/meetings/submit-new/
https://nccr-planets.ch/exoplanetnews/
https://exoplanets.nasa.gov/exep/events/?page=0&per_page=40&order=start_date+asc%2C+created_at+asc&search=&no_list_link=true&gallery_header_klass=condensed&condition_1=2024-10-30%3Astart_date%3Agte&category=138%2C142%2C145
https://exoplanet.eu/meetings/future/
などでの研究会宣伝や、個人ベースでの宣伝(Slack, Facebookなど)を行った。 - バンケット業者選定と備品の用意（12月〜1月）
名札ケース、紙コップ、紙皿、お茶菓子（デカフェのものは必要）などを事前に用意。
バンケットはくるめしが請求書対応可能。惣菜たつみも請求書対応可能なので、オードブル・お酒・お箸・フォーク・お手拭きを惣菜たつみにお願いし、くるめしでお寿司とベジタリアンメニューを手配した。惣菜たつみには最終的にFAXで注文内容を送った。 - Excursionの企画（12月〜1月）
高尾山コースとスカイツリーコースを用意。集合場所・時間を決めて世話人で簡単に案内する程度。どちらも好評だったが、特に高尾山コースが良かったらしい。お天気が良かったのでどちらからも富士山が見えた。ハイキングが好きな人は多い。
注意点
- Position (Student, Postdoc, Assistant professor, Associate professor, Professor, etc.)は事務手続きのため必要だった（コーヒーブレイクやバンケット予算のため）ので、最初からレジスト情報に入れるべき。
- ビザ申請のためのinvitation letterが必要な人のみ締め切りを早めた。
- Invitation letter目当ての人を弾くため、査読済み論文もしくは指導教員の情報を要求することにした。
- Zoom発表希望者には日本時間での発表希望時間帯と録画再生の可否を書いてもらうべき。
- 旅費支給者には、パスポートコピー・口座情報・GDPR・旅程確認・発着空港の確認を一度に聞いたほうが楽。
- 現地名簿は複数用意したほうが良い（レジストの列が複数できる）。旅費支給者もわかるようにすればよかった。
- naoj-openのパスワードは現地に紙で掲載。
- 参加者の集合写真はもちろん、世話人の集合写真を撮ったのはとても良かった。
- 当日はペットボトル飲料（お茶やジュース）も人気だった。
- Zoomの録画は必要。時差のある人はオンタイムで参加できない。
個人的思想
- Zoomでの参加はもちろん、発表もできるようにした。結果的にZoom発表者は14人/40人。Zoom参加として登録した人は現地参加登録者とほぼ同数。やはりニーズは非常に高い。
- 国立天文台は保育ルームがあるため、レジストフォームの備考欄に保育サービスの提供ができることがわかるような記載をした。
- マイク係ほど不要なものはないと思うので、マイクは各通路の前に一つずつ置き、質問がある人はそこまで歩いてきてもらう＆並んでもらうことにした。
研究会中困ったこと
- ポスター用の画鋲が足りなかった。
- ガムテープや養生テープがなかった。
- ゴミ袋がなかった。
- お昼のお弁当は2日目は2食余り、3日目は5食余った。その場で売った。
